Papierowe dokumenty odchodzą do lamusa, a wystąpienie pandemii i współtowarzyszące jej przeszkody (a może właśnie ułatwienia) zmusiły ustawodawcę oraz placówki publiczne do stosowania wszelkich dostępnych form digitalizacji dokumentów i elektronicznego przesyłania dokumentów.

Czym właściwie jest dokument elektroniczny?

W prawie cywilnym dokumentem jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią, natomiast w prawie karnym dokumentem jest każdy przedmiot lub inny zapisany nośnik informacji, z którym jest związane określone prawo, albo który ze względu na zawartą w nim treść stanowi dowód prawa, stosunku prawnego lub okoliczności mającej znaczenie prawne. Istotnym elementem dokumentu jest jego podpis, jednakże w doktrynie od dawna istnieje spór, czy faktycznie podpis jest jego koniecznym elementem. Niewątpliwie praktyka pełnomocników, urzędów, sądów oraz petentów wyprzedza regulacje prawne w zakresie dokumentów elektronicznych. W ustawie z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne w art. 3 ust. 2 wprowadzono definicję dokumentu elektronicznego, którym jest stanowiący odrębną całość znaczeniową zbiór danych uporządkowanych w określonej strukturze wewnętrznej i zapisany na informatycznym nośniku danych. Niestety taka definicja wywołuje pewne nieścisłości, a przy literalnym czytaniu ustawy dokument elektroniczny jako niezapisany na nośniku danych, traci przymiot dokumentu elektronicznego i nie może być przesyłany drogą elektroniczną. Z kolei przepisy prawa administracyjnego traktują o doręczaniu dokumentów elektronicznych środkami komunikacji elektronicznej. Ostatecznie należy skłonić się ku stanowisku, że każdy dokument zapisany w formatach takich jak np. .pdf, .jpg, .docx odpowiada definicji dokumentu elektronicznego wyrażonej w treści art. 3 pkt 2 ustawy o informatyzacji.

Jak tworzy się dokument elektroniczny?

Od strony technicznej wytworzenie dokumentu elektronicznego jest bardzo proste. Np. może to być zeskanowanie wniosku wraz z załącznikami, utworzonymi uprzednio w postaci papierowej, może to być także zapisanie dokumentu w formacie .jpg, .docx, .pdf. I tak przekształcenie formy papierowej w elektroniczną tworzy dokument elektroniczny. Jednakże, opatrzenie tak wygenerowanego dokumentu elektronicznego za pośrednictwem kwalifikowanego podpisu elektronicznego nie oznacza potwierdzenia przez niego zgodności treści każdej z tak powstałych form dokumentu. Podpisując bowiem dokument elektroniczny kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisujący wyraża wolę wywołania określonych skutków prawnych, to jest w opisywanym przypadku złożenia wniosku z załącznikami. Wobec tego, w przypadku kiedy podpisujący zeskanuje uprzednio wytworzony w postaci papierowej wniosek, a następnie opatrzy go kwalifikowanym podpisem elektronicznym, to oznacza to jedynie wolę złożenia wniosku, a nie złożenie kopii wniosku.  W takich okolicznościach bez znaczenia będzie uprzednie opatrzenie wniosku sporządzonej w postaci papierowej własnoręcznym podpisem.

Czy dokument elektroniczny można uwierzytelnić?

Dla osoby, która posługuje się dokumentami elektronicznymi za pomocą środków komunikacji elektronicznej, liczy się to czy w dedykowanym programie komputerowym, przeznaczonym do weryfikacji podpisu elektronicznego, uzyska on pozytywną odpowiedź, że do pliku został dołączony poprawny kwalifikowany podpis elektroniczny.

Ważną kwestią w zakresie zunifikowania regulacji dotyczących podpisów elektronicznych są przepisy eIDAS (Electronic Identification and Trust Services Regulation – rozporządzenie UE w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania do transakcji elektronicznych na jednolitym rynku europejskim, ustanowione w Rozporządzeniu UE 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej). Przepisy standaryzują system identyfikatorów cyfrowych i podpisywania w całej Unii Europejskiej, są wyrazem innowacji rozwoju cyfrowego Unii Europejskiej, mają także rozwiać nieścisłości w nieprawidłowym stosowaniu definicji uwierzytelniania w przepisach krajowych państw UE. W przepisach eIDAS uwierzytelnianie to proces elektroniczny, który umożliwia identyfikację elektroniczną osoby (fizycznej lub prawnej), lub potwierdzenie pochodzenia oraz integralności weryfikowanych danych w postaci elektronicznej. Zatem, idąc dalej nie możemy stosować w przepisach prawa sformułowania, że dokument został uwierzytelniony podpisem elektronicznym. Zgodnie z eIDAS dokument elektroniczny może być podpisany, opatrzony podpisem lub zawierać dołączony podpis, ale nie może być uwierzytelniony. Wynika to z samej definicji uwierzytelnienia, która w swej istocie jest procesem weryfikacyjnym (wykonywanym zewnętrznie), a samo stosowanie podpisu elektronicznego to nic innego jak dołączenie danych lub logiczne powiązanie z innymi danymi w postaci elektronicznej pozwalających na zbadanie kto naniósł dane na dokument, użyte przez podpisującego jako jego podpis elektroniczny. Traktując ściśle przepisy eIDAS podpisy elektroniczne służą wyłącznie do podpisywania.

I tak np. w przypadku pełnomocnictw, które zostały sporządzone np. w postaci pliku .jpg lub .pdf i podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez mocodawcę, nie mogą wymagać one uwierzytelnienia za zgodność z oryginałem, ponieważ każda kopia prawidłowo podpisanego pliku kwalifikowanym podpisem elektronicznym jest zawsze oryginałem tego dokumentu.

Jeżeli zatem w obrocie funkcjonuje dokument, który od początku jego powstania/wygenerowania jest podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez osobę, która była uprawniona/umocowana do jego wytworzenia, to nie można go uwierzytelniać, ponieważ za każdym razem mamy do czynienia z oryginałem dokumentu.

W praktyce jednak należy zachować szczególną ostrożność w przypadku wizualizacji dokumentów elektronicznych zawierających informację, że dokument został podpisany elektronicznie, bowiem często zdarza się, że pomimo tego, że wydruk dokumentu zawiera grafikę, że zostały one podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym, to nie wszystkie dokumenty po właściwej weryfikacji za pośrednictwem dedykowanego programu komputerowego zostały nim prawidłowo opatrzone.

Czym jest dokument elektroniczny?

r. pr. Sandra Szyma

Absolwentka studiów prawniczych oraz administracyjnych na Wydziale Prawa i Administracji Uniwersytetu Opolskiego. Od 2018 r. aplikant radcowski przy Okręgowej Izbie Radców Prawnych w Opolu. Uczestniczka i szkoleń i programów organizowanych przez Fundację Court Watch Polska oraz wieloletni pracownik pionu orzeczniczego w Sądzie Rejonowym w Opolu. Zajmuje się obsługą klientów indywidualnych oraz przedsiębiorców w zakresie prawa cywilnego oraz gospodarczego.

Kategorie: Prawo administracyjne