Do lamusa odchodzi papierowa forma składania m.in. ofert w zamówieniach publicznych o wartościach poniżej tzw. progów unijnych. Co na wstępie warto podkreślić, elektronizacja zamówień publicznych nie jest zupełnym novum, jednak miała ona zastosowanie dotychczas do zamówień o wartości równej lub powyżej tzw. progów unijnych, gdzie koniecznym było złożenie JEDZ (Jednolitego Elektronicznego Dokumentu Zamówienia).
Do postępowań o zamówienia publiczne wszczętych na podstawie nowej ustawy p.z.p. koniecznym będzie zaopatrzenie się przez zainteresowanych zamówieniem Wykonawców w podpis elektroniczny.
Wyjaśniamy jaki rodzaj podpisu można zastosować w zależności od tego czy zamówienie publiczne jest o wartości powyżej czy poniżej tzw. progów unijnych.
Obligatoryjną elektronizację we wszystkich zamówieniach publicznych wprowadził art. 63 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych, dalej „nowe p.z.p.”
Treść tego artykułu ma następujące brzmienie:
„1. W postępowaniu o udzielenie zamówienia lub konkursie o wartości równej lub przekraczającej progi unijne ofertę, wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia lub w konkursie, wniosek, o którym mowa w art. 371 ust. 3, oraz oświadczenie, o którym mowa w art. 125 ust. 1, składa się, pod rygorem nieważności, w formie elektronicznej.
2. W postępowaniu o udzielenie zamówienia lub konkursie o wartości mniejszej niż progi unijne ofertę, wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia lub w konkursie, oświadczenie, o którym mowa w art. 125 ust. 1, składa się, pod rygorem nieważności, w formie elektronicznej lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.”
Wynika z niego następujący wniosek: forma elektroniczna jest możliwa w obu wariantach, z tym zastrzeżeniem, że w zamówieniach publicznych o wartości równej lub przekraczającej progi unijne jest ona obowiązkowa i nie można jej zastąpić postacią elektroniczną opatrzoną podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.
Przyjrzyjmy się zatem zaproponowanymi przez ustawodawcę rodzajami uwierzytelnienia podpisów:
- forma elektroniczna została określona w art. 781 kodeksu cywilnego i oznacza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej (a więc w postaci cyfrowej) i opatrzenia go kwalifikowanym podpisem elektronicznym;
- postać elektroniczna opatrzona podpisem zaufanym to sposób podpisania dokumentu w postaci elektronicznej (w postaci cyfrowej) za pomocą profilu zaufanego do czego niezbędne jest złożenie wniosku poprzez ePUAP (Elektroniczna Platforma Usług Administracji Publicznej);
- podpis osobisty to zaawansowany podpis elektroniczny składany za pomocą certyfikatu znajdującego się na e-dowodzie, można go uzyskać przy składaniu wniosku o nowy dowód osobisty.
Zamawiający niestety sygnalizują, iż niektórzy Wykonawcy w postępowaniach krajowych nie odróżniają formy elektronicznej od postaci elektronicznej i oświadczenia woli, wskazane w ust. 2 art. 63 nowego p.z.p. podpisują w sposób tradycyjny (papierowy), a następnie skanują taki dokument i przesyłają w postaci elektronicznej tj. w postaci cyfrowej za pomocą np. poczty e-mail jako zeskanowany załącznik do wiadomości.
Zapamiętać również należy, że zachowanie określonej formy (już nie pisemnej) zarezerwowane jest dla:
- oferty;
- wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia lub w konkursie;
- wniosku o dopuszczenie do udziału w systemie kwalifikowania wykonawców (tylko dla postępowań o wartości równej lub powyżej progów unijnych);
- dla oświadczeń, o których mowa w art. 125 ust. 1 nowej p.z.p. tj: oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu, spełnianiu warunków udziału w postępowaniu lub kryteriów selekcji.
Wykonawcy jednak w dalszym ciągu muszą śledzić zapisy ogłoszenia o zamówieniu lub SWZ (dawniej SIWZ), w której Zamawiający powinien określić wymagania odnośnie do formy, w jakiej powinny być składane oświadczenia dla innego rodzaju oświadczeń, dla których nie jest zarezerwowany ustawowy obligatoryjny podpis elektroniczny, zaufany lub osobisty.
