Z uwagą i zaciekawieniem przeczytałem artykuł „Koronawirus zatapia notariuszy, kołem ratunkowym – akty online” na portalu Prawo.pl, który porusza kwestię tzw. elektronicznych aktów notarialnych. Trudno nie zgodzić się z przywołanymi tam głosami komentatorów (prof. Rott-Pietrzyk, prof. Zoll, dr hab. prof. Szostek i dr Grochowski). Można dodać, że np. już w 2010 roku stworzono włoskim notariuszom prawne podstawy do sporządzania aktów notarialnych w postaci elektronicznej. Jak sytuacja wygląda na naszym rodzimym gruncie?
Elektroniczne akty notarialne w Polsce
W Polsce na elektroniczne akty notarialne czekają m.in. spółki kapitałowe, w których niejednokrotnie wymaga się sporządzenia uchwał w formie aktu notarialnego lub protokołowania przebiegu zgromadzenia przez notariusza. W świetle wprowadzonej 1 kwietnia 2020 roku zmiany Kodeksu spółek handlowych, m.in. w obrębie udziału w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, głos przywołanych komentatorów winien być tym bardziej słyszalny, w szczególności w kontekście zmiany umowy spółki z o.o. Zgodnie bowiem z art. 255 § 1 i 3 k.s.h:
„Uchwała o zmianie umowy spółki z o.o. powinna być umieszczona w protokole sporządzonym przez notariusza”.
Jednocześnie nowo wprowadzony do k.s.h. art. 2341 umożliwił udział w zgromadzeniu wspólników za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, chyba że umowa spółki stanowi inaczej:
„1. Udział w zgromadzeniu wspólników można wziąć także przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, chyba że umowa spółki stanowi inaczej. O udziale w zgromadzeniu wspólników w sposób, o którym mowa w zdaniu pierwszym, postanawia zwołujący to zgromadzenie.
2. Udział w zgromadzeniu wspólników, o którym mowa w § 1, obejmuje w szczególności:
1) dwustronną komunikację w czasie rzeczywistym wszystkich osób uczestniczących w zgromadzeniu wspólników, w ramach której mogą one wypowiadać się w toku obrad zgromadzenia wspólników, przebywając w innym miejscu niż miejsce obrad zgromadzenia wspólników,
2) wykonywanie osobiście lub przez pełnomocnika prawa głosu przed lub w toku zgromadzenia wspólników.
3. Rada nadzorcza, zaś w przypadku jej braku wspólnicy, określą w formie regulaminu szczegółowe zasady udziału w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. Regulamin nie może określać wymogów i ograniczeń, które nie są niezbędne do identyfikacji wspólników i zapewnienia bezpieczeństwa komunikacji elektronicznej. Przyjęcie regulaminu może nastąpić uchwałą wspólników bez odbycia zgromadzenia, jeżeli wspólnicy reprezentujący bezwzględną większość głosów wyrażą na piśmie zgodę na treść tego regulaminu”.
Zasady takiego uczestnictwa należy określić w uchwale wspólników, o ile Rada Nadzorcza takich nie przyjęła.
Kodeks spółek handlowych a notariusz dostępny online?
Opisane uproszczenie nie oznacza, że notariusz może uczestniczyć w zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. Jego obecność fizyczna na zgromadzeniu jest konieczna, m.in. w celu zweryfikowania danych osobowych przewodniczącego i uzyskania jego podpisu na protokole ze zgromadzenia (brak elektronicznego aktu notarialnego). Wymusza to tym samym uczestnictwo w posiedzeniu przewodniczącego zgromadzenia.
Praktycznie oznacza to, że w zgromadzeniu muszą uczestniczyć co najmniej dwie osoby – notariusz i przewodniczący zgromadzenia.
Zgromadzenie na żywo a zakazy zebrań
Należy dodać, że takie zgromadzenie nie narusza zakazów z 31 marca 2020 roku, gdyż przewidziano, że nie stosuje się tych obostrzeń do spotkań i zebrań związanych z wykonywaniem czynności zawodowych lub zadań służbowych, lub pozarolniczej działalności gospodarczej, lub zgromadzeń mających związek z prowadzeniem działalności rolniczej albo prac w gospodarstwie rolnym. Znajduje to swój wyraz w rozporządzeniu:
„14. 1. W okresie od dnia 1 kwietnia 2020 r. do dnia 11 kwietnia 2020 r. zakazuje się:
1) organizowania zgromadzeń w rozumieniu art. 3 ustawy z dnia 24 lipca 2015 r. – Prawo o zgromadzeniach (Dz. U.z 2019 r. poz. 631);
2) innych niż określone w pkt 1 zgromadzeń organizowanych w ramach działalności kościołów i innych związków wyznaniowych oraz imprez, spotkań i zebrań niezależnie od ich rodzaju, z wyłączeniem spotkań danej osoby z jej osobami najbliższymi w rozumieniu art. 115 § 11 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. – Kodeks karny lub z osobami najbliższymi osobie, z którą pozostaje we wspólnym pożyciu.
- Ograniczenia, o którym mowa w ust. 1 pkt 2, nie stosuje się do spotkań i zebrań związanych z wykonywaniem czynności zawodowych lub zadań służbowych, lub pozarolniczej działalności gospodarczej, lub prowadzeniem działalności rolniczej lub prac w gospodarstwie rolnym”.
Niezależnie od możliwości, które daje obecnie k.s.h., pamiętać należy o zachowaniu takich środków ochrony osobistej, aby nie narażać fizycznych uczestników zgromadzenia na zarażenie koronawirusem.
