W dniu 25 września 2024 r. wchodzą w życie przepisy ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. z 2024 r., poz. 928). Firmy powinny jednak pomyśleć o wdrożeniu nowych regulacji znacznie wcześniej, bowiem procedura musi zostać poprzedzona konsultacjami, a następnie podana do wiadomości osób wykonujących pracę w sposób przyjęty w podmiocie prawnym. Nieustanowienie procedury zgłoszeń wewnętrznych lub ustanowienie jej z naruszeniem prawa podlega karze grzywny, a zatem jest to ostatni dzwonek na terminowe wprowadzenie ochrony Sygnalistów w podmiotach prawnych zatrudniających co najmniej 50 osób.
Ustawa o ochronie sygnalistów implementuje do polskiego porządku prawnego dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii. Nowe przepisy określają zasady ustalania wewnętrznej procedury zgłaszania informacji o naruszeniach prawa i podejmowania działań następczych oraz obejmują warunki ochrony Sygnalistów zgłaszających lub ujawniających publicznie informacje o naruszeniach prawa, podkreślając jednocześnie obowiązek zachowania poufności i zakaz działań odwetowych wobec Sygnalistów. Wbrew pozorom regulacje te wspierają również firmy, które będą mogły liczyć na wykrycie i rozwiązanie ewentualnych naruszeń w granicach swoich wewnętrznych struktur.
Naruszeniem prawa według ustawy jest działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa, dotyczące m.in. korupcji, zamówień publicznych, bezpieczeństwa produktów
i ich zgodności z wymogami, bezpieczeństwa transportu, ochrony środowiska, zdrowia publicznego, ochrony konsumentów, ochrony prywatności i danych osobowych czy bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych. Co istotne, podmiot prawny może dodatkowo w ramach wprowadzonej procedury przewidzieć możliwość zgłaszania informacji o naruszeniach dotyczących regulacji wewnętrznych lub standardów etycznych, obowiązujących w tym podmiocie.
Sygnalistą jest natomiast osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą. Przede wszystkim jest to pracownik (również tymczasowy), osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy (w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej), przedsiębiorca, prokurent, akcjonariusz lub wspólnik, członek organu osoby prawnej, ale również stażysta, wolontariusz, praktykant oraz osoba ubiegająca się o pracę.
Wobec tego wszystkie ww. osoby należy poinformować o procedurze zgłoszeń wewnętrznych funkcjonującej w firmie. Warto jednak podkreślić, że obowiązek ten nie znajdzie zastosowania
w stosunku do kontrahentów dostarczających wszelkie towary lub usługi dla danej firmy, czy to na etapie zbierania ofert, negocjacji, czy zawierania umowy.
Sygnalista podlega ochronie już z chwilą dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem że działał w dobrej wierze, tj. miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi ona informację o naruszeniu prawa. Wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe ani próby lub groźby zastosowania takich działań. Jednocześnie, fałszywe zgłoszenia nie będą zasługiwać na nadanie statusu Sygnalisty, a co więcej mogą skutkować odszkodowaniem lub zadośćuczynieniem za naruszenie dóbr osobistych od Sygnalisty, który dokonał takiego zgłoszenia, a nawet odpowiedzialnością karną.
Podmioty prawne zatrudniające co najmniej 50 osób, według stanu na dzień 1 lipca br., mają prawny obowiązek wprowadzenia procedury zgłoszeń wewnętrznych do dnia 25 września 2024 r. Co istotne, wdrożenie procedury muszą poprzedzić trwające nie krócej niż 5 dni i nie dłużej niż 10 dni konsultacje z:
- zakładową organizacją związkową albo zakładowymi organizacjami związkowymi, jeżeli
w podmiocie prawnym działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa, albo - przedstawicielami osób świadczących pracę na rzecz podmiotu prawnego, wyłonionymi
w trybie przyjętym w podmiocie prawnym, jeżeli nie działa w nim zakładowa organizacja związkowa.
Nadto, procedura zgłoszeń wewnętrznych wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia podania jej do wiadomości osób wykonujących pracę w sposób przyjęty w podmiocie prawnym. Oznacza to, że wzmiankowaną procedurę należy podać do wiadomości maksymalnie 17 września br.
Za wprowadzenie ochrony Sygnalistów w firmie odpowiedzialny jest Zarząd, który w dalszej kolejności może upoważnić wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę w ramach swojej struktury organizacyjnej do przyjmowania zgłoszeń, podejmowania działań następczych i prowadzenia rejestru zgłoszeń. Osoby takie muszą być świadome obowiązku zachowania w tajemnicy wszelkich informacji i danych osobowych, które uzyskają w ramach wykonywania czynności, a także faktu, że obowiązek ten nie wygasa po ustaniu stosunku pracy czy innej formy zatrudnienia.
W myśl przepisów ustawy, nieustanowienie procedury zgłoszeń wewnętrznych lub ustanowienie jej
z naruszeniem prawa podlega karze grzywny od 20 zł do 5 000 zł zgodnie z Kodeksem wykroczeń.
Prawidłowe i terminowe wdrożenie ochrony Sygnalistów z pewnością przyczyni się do pogłębienia zaufania pracowników względem pracodawcy, który zapewni system zgłoszeń wewnętrznych w firmie od początku ich funkcjonowania w obrocie prawnym, oraz pozwoli na rozwiązanie ewentualnych problemów w granicach wewnętrznych struktur firmy.
