Ustawa z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych tzw. „nowe p.z.p.” po raz pierwszy wprowadziła do zamówień publicznych możliwość zawierania ugód za pomocą pozasądowych metod rozwiązywania sporów. Przepisy dotyczące pozasądowego rozwiązywania sporów zostały uregulowane w pięciu artykułach, od art. 591 do art. 595, działu X nowego p.z.p.
Co najważniejsze, nie dotyczą one postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, a wyłącznie sporów stron powstałych na etapie realizacji umowy. Rozwiązanie to podtrzymuje wypracowane przez doktrynę stanowisko, iż w tym pierwszym przypadku, zawarcie ugody jest niedopuszczalne.
Nie wszystkie jednak spory zaistniałe pomiędzy stronami zawartej umowy o zamówienie publiczne mogą być rozstrzygane pozasądowo. W art. 591 ustawodawca ograniczył je do spraw majątkowych, w których zawarcie ugody jest dopuszczalne. Przykładowo więc, spory dotyczące zmiany sposobu realizacji umowy, przedłużenia terminu jej realizacji czy też ochrony praw autorskich nie będą objęte tymi regulacjami.
Bardzo często można spotkać się przy nakłanianiu przez Sąd powszechny stron do ugody w sporach pomiędzy wykonawcami a zamawiającymi, których źródłem jest umowa o udzielenie zamówienia publicznego, z argumentacją zamawiających, iż z obawy o naruszenie dyscypliny finansów publicznych nie mogą oni zawrzeć ugody. Jest to błędne przekonanie.
Zaaprobować należy wprowadzenie w art. 594 ust. 3 nowego p.z.p. odesłania do art. 54a ustawy z dnia 27 sierpnia 2019 r. o finansach publicznych, ze wskazaniem, że przepis ten znajduje zastosowanie. Pozwala on bowiem jednostkom sektora finansów publicznych na zawieranie ugód w spornych należnościach cywilnoprawnych, jeżeli zostaną spełnione dwa poniższe warunki:
- jednostka, która chce zawrzeć ugodę musi dokonać pisemnej oceny skutków zawarcia ugody,
- ocena ta powinna wskazywać, iż zawarcie ugody będzie korzystniejsze niż prawdopodobny wynik postępowania sądowego lub arbitrażowego.
Przy ocenie skutków zawarcia ugody należy uwzględnić również zasadność spornych żądań, możliwość ich zaspokojenia, przewidywany czas trwania postępowania sądowego lub arbitrażowego, a także koszty takiego postepowania.
Natomiast w art. 5 ust. 4 ustawy z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych wprost wskazano, iż nie stanowi naruszenia dyscypliny finansów publicznych, o którym mowa w ust. 1 art. 5, wykonanie wiążącej ugody. Taka ugoda może np. polegać na ustalenia należności Skarbu Państwa, jednostki samorządu terytorialnego lub innej jednostki sektora finansów publicznych w niższej wysokości niż wynikającą z prawidłowego wyliczenia.
Należy zauważyć, iż również na gruncie nowego p.z.p. dobrowolność stron co do metod pozasądowego rozwiązania sporu ma kluczowe znaczenie. Każda ze stron umowy może złożyć wniosek o przeprowadzenie mediacji lub innego polubownego rozwiązania sporu do Sądu Polubownego przy Prokuratorii Generalnej Rzeczypospolitej Polskiego, wybranego mediatora albo osoby prowadzącej inne polubowne rozwiązanie sporu. Postanowienie o rozwiązywaniu sporów w drodze mediacji lub innego środka pozasądowego powinno znajdować się w umowie lub w umowie ramowej. Jednak brak takiego zapisu nie wyklucza jego zastosowanie. Wystarczającym bowiem jest wyrażenie zgody przez drugą stronę w następstwie złożenia przez stronę wniosku o pozasądowe rozwiązanie sporu (art. 591 ust. 2 nowego p.z.p.).
Pomimo, iż w świetle art. 1831 kodeksu postępowania cywilnego mediacja jest zawsze dobrowolna, zupełną nowością w tej materii jest przepis art. 593 nowego p.z.p., który wprowadza obligatoryjne skierowanie stron na mediację w przypadku zaistnienia wszystkich okoliczności określonych w tym przepisie.
Zamawiający w pozwie lub odpowiedzi na pozew ma obowiązek zawrzeć informację czy strony podjęły próbę mediacji lub innego polubownego rozwiązania sporu. W przypadku gdy takich prób nie podjęto, należy wyjaśnić tego przyczyny. Jeżeli pozew albo odpowiedź na pozew zamawiającego nie zawiera tych informacji, sąd ma obowiązek skierować strony do mediacji lub innego polubownego rozwiązania sporu do Sądu Polubownego przy Prokuratorii Generalnej Rzeczypospolitej Polskiej, chyba że strony wskazały mediatora albo osobę prowadzącą inne polubowne rozwiązanie sporu, jeżeli łącznie zostały spełnione następujące przesłanki:
- szacunkowa wartość zamówienia została ustalona na kwotę co najmniej 10 000 000 euro dla dostaw lub usług oraz 20 000 000 euro dla robót budowlanych
- wartość przedmiotu sporu przewyższa 100 000 złotych.
Za prowadzenie postępowania mediacyjnego w sprawach cywilnych wszczętego na podstawie skierowania sądu wysokość wynagrodzenia i wydatki mediatora reguluje Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 20 czerwca 2016 r. w sprawie wysokości wynagrodzenia i podlegających zwrotowi wydatków mediatora w postępowaniu cywilnym. Zauważyć można, iż wynagrodzenie mediatora w takim przypadku nie jest wygórowane i wynosi jedynie 1% wartości przedmiotu sporu, jednak nie mniej niż 150 złotych i nie więcej niż 2000 złotych za całość postępowania mediacyjnego.
Natomiast mediacja prowadzona w Sądzie Polubownym przy Prokuratorii Generalnej RP stanowi już większy koszt dla stron. Opłata bowiem za postępowanie mediacyjne wynosi 5000 zł, a w przypadku, gdy w trakcie postępowania dojdzie do więcej niż trzech posiedzeń wspólnych ulega ona zwiększeniu o 1000 zł za każde posiedzenie.
Niemniej jednak, mediacja jak i inne pozasądowe sposoby rozwiązywania sporu mają wiele zalet, w tym finansowych, biznesowych oraz czasowych. Warto z nich korzystać, zwłaszcza w sporach dotyczących umów o zamówienie publiczne, których charakter (konieczność powoływania biegłych różnych specjalizacji, przesłuchiwania wielu świadków) sprawia, iż procesy sądowe mogą być długotrwałe i kosztowne, czego można uniknąć, decydując się na pozasądowe metody rozwiązania sporów.
